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閱讀好書

6/23/2005
製作精彩簡報的必殺密技
不管是在研討會、長期課程、或者大學擔任講師的工作,我總是會很盡力地製作做PowerPoint投影片。講完課後,有時候會得到滿堂彩(果然識貨),有時候則是有一大群聽眾都睡著了(這麼累,怎麼不去喝蠻牛),有時候則是雞蛋飛過來了(其實還沒發生過)。我深深覺得做一個讓大家都喜歡的簡報真是不容易!所以每次要做簡報前,我都會緊張好幾個星期,夜闌人靜時,坐在電腦前面,看著PowerPoint的畫面,簡直比恐怖片更能讓我直打哆嗦。我將這些因簡報而引起的不適症狀命名為「簡報前症候群」。

Bullet Point往往比安眠藥更有效

經過這些年的歷練,我發現我製作簡報的功力增強,內容越來越精美,而滿意度也在提高,其中一個很重要的原因或許是:我盡量不用「Bullet Point」的方式製作簡報,而是精心繪製許多彩色的示意圖。就以我的「搖錢樹」課程「.NET CLR核心技術剖析」來說,全部約兩百張投影片,其中使用到Bullet Point的投影片屈指可數。每張都是嘔心瀝血、精心繪製、配色豐富、時尚又專業呢!

『什麼!不用Bullet Point?』大多數的人可能會大吃一驚,因為他們製作的投影片幾乎每張都用到Bullet Point,要求他們不用Bullet Point來做投影片,根本就是不可能的事。使用Bullet Point是最廉價、最快速的投影片製作方式,因此付出的代價是:投影片的內容往往會讓聽眾覺得很無聊,很想睡覺。難怪研討會都會提供咖啡讓大家提神,而大家也在研討會空檔猛灌咖啡。

使用Bullet Point的投影片看起來不外乎是(圖一)這個樣子的,聽眾一看到這種投影片,空氣會立刻凝結、氣氛會變得嚴肅而正式、大家收斂起嘴角的笑容,感到沒勁透了。身為講師的你,如果認為Bullet Point的簡報方式清晰又精確,那麼你可以轉換角色,改當聽眾去聽別人的演講內容,你很可能會發現事實並非如此。所以,許多時候Bullet Point是一種枯燥乏味且效果不彰的溝通方式。

以說故事的方式製作投影片

要如何達到吸引人且有效的溝通呢?希臘哲學家亞里斯多德告訴我們:『用說故事的方式最有效』。Cliff Atkinson汲取亞里斯多德和好萊塢的經驗,設計了一套簡報的製作方式,並將這個方式寫成這本教戰手冊《Beyond Bullet Points》。我發現,近來利用說故事的方法來和人溝通,似乎變成一種潮流,連麥可洛伯特博士都寫了一本《故事,讓願景鮮活:最有魅力的領導方式》(中譯本由商周出版)。

如何將說故事的方式套用在簡報設計上,Cliff Atkinson在書中整理出這個過程的每個步驟,並準備好樣版檔案供讀者下載使用。這個由Cliff Atkinson所整理的簡報製作方法,就稱為『Beyond Bullet Points Approach』。

《Beyond Bullet Points》書中共有七章以及兩個附錄。第一章主要是介紹如何利用三個步驟來將Bullet Point的簡報,變成沒有Bullet Point且更吸引人的簡報。這三個步驟分別是:「寫一個劇本來集中你的想法」、「安排電影拍攝程序來讓你的想法清楚地表達」、「製作你的劇本來吸引你的聽眾」。

雖然這本書封面寫著PowerPoint,內容也都使用PowerPoint和Word當實際的例子,但是書中所介紹的技巧並沒有限定在微軟的Office產品,你還是可以利用OpenOffice.org或其他類似的軟體來套用這樣的方法以製作簡報。 你想要製作不使用Bullet Point,而且內容精彩吸引人的簡報嗎?如果你是技術出身,你更應該學學簡報技巧,因為我覺得技術人做的簡報通常最枯燥了。我認為,適當地作秀還是有必要的。


《作者簡介》
蔡學鏞,清華大學資訊工程碩士、元智大學資訊系兼任講師、美商 O’Reilly 出版社技術編輯、台灣微軟特約專欄作家、寰震科技技術顧問、研討會講師。蔡學鏞先生著譯有多本 Java 書籍,並在臺灣和大陸的多本 IT 雜誌開闢技術專欄,專長的語言為 C/C++、C#、Java、REBOL。他的聯繫方式:xy.cai@msa.hinet.net。

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